SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN

 

 

 

SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN

 

 

1.      Pengertian

Siklus buku besar dan pelaporan terdiri atas kegiatan pengolahan data yang berkaitan dengan proses pemutakhiran (updating) rekening-rekening buku besar dan pembuatan laporan yg merupakan ikhtisar hasil operasi perusahaan. Siklus ini berinteraksi dengan siklus lain dan berbagai pihak, baik eksternal maupun internal. Siklus ini menerima berbagai informasi dari sumber lain:

1.       Informasi mengenai transaksi regular (siklus pendapatan, pengeluaran, sistem produksi, akuntansi biaya, dan sistem persediaan).

2.       Bagian keuangan yaitu transaksi pendanaan dan investasi

3.       Departemen anggaran (berupa data anggaran) 4. Kepala departemen keuangan (berupa transaksi penyesuaian)

 

Tujuan Sistem Buku Besar

1.       Untuk mencatat transaksi akuntansi dengan tepat dan akurat

2.       Untuk memposting pada rekening yang tepat

3.       Untuk menjaga keseimbangan jumlah dalam sisi debit dan kredit

4.       Mengakomodai kebutuhan pembuatan jurnal penyesuian

5.       Untuk menyediakan laporan keuangan yang tepat

 

 

AKTIVITAS BUKU BESAR DAN PELAPORAN

Empat aktivitas dasar yang dilakukan dalam sistem buku besar dan pelaporan menunjukkan sistem online umum yang digunakan untuk melakukan aktivitas-aktivitas tersebut. Dari empat aktivitas tersebut tiga diantara aktivitas pertamanya yakni menyajikan langkah-langkah dasar dalam siklus akuntansi, yang menghasilkan produksi rangkaian laporan keuangan tradisional.

Aktivitas ini menunjukkan bahwa, sebagai tambahan dari laporan keuangan untuk pemakai eksternal, SIA menghasilkan laporan untuk pihak manajemen internal juga. Selanjutnya setiap aktivitas ini akan dipelajari secara lebih terinci.

1.       Perbarui Buku Besar

Aktivitas pertama dalam sistem buku besar adalah memperbarui buku besar. Aktivitas memperbarui terdiri dari memasukkan ayat jurnal yang berasal dari dua sumber: 

• Subsistem Akuntansi.

Setiap subsistem akuntansi yang membuat ayat jurnal untuk memperbarui buku besar. Secara teori, buku besar dapat diperbarui setiap saat tiap terjadinya transaksi. Akan tetapi praktiknya, berbagai subsistem akuntansi biasanya memperbarui buku besar dengan membuat ayat jurnal ringkasan yang menyajikan hasil dari semua transaksi yang terjadi selama suatu periode waktu tertentu. Contohnya, subsistem siklus pendapatan akan menghasilkan ayat jurnal ringkasan yang mendebit piutang usaha dan kas serta mengkredit penjualan untuk semua penjualan yang dilakukan selama periode pembaruan.

•   Bendahara

Bagian bendahara membuat ayat jurnal satu per satu untuk memperbarui buku besar atas transaksi nonrutin seperti penerbitan atau pengeluaran utang, pembelian atau penjualan saham investasi, atau perolehan saham perbendaharaan.

2.       Memasukkan Ayat Jurnal Penyesualian

Aktivitas kedua dalam sistem buku besar adalah memasukkan berbagai ayat jurnal penyesuaian (AJP). AJP berasal dari kantor kontroler, setelah neraca saldo dibuat. Neraca Saldo adalah Laporan yang mencantumkan saldo-saldo dari semua akun buku besar. Namanya mencerminkan kenyataan bahwa apabila semua aktivitas dicatat dengan benar, maka total saldo debit dalam berbagai akun, harus sama dengan total saldo kredit. AJP terbagi dalam lima kategori dasar:

1.       Akrual

Mencerminkan jurnal yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk mencerminkan berbagai kegiatan yang terjadi tetapi kas belum diterima atau dikeluarkan. Contohnya: pencatatan pendapatan bunga yang di dapat dan utang gaji.

2.       Pembayaran di muka

Mencerminkan jurnal yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk mencerminkan pertukaran kas sebelum kinerja kegiatan terkait. Contohnya: sewa, bunga, asuransi.

3.       Perkiraan

Mewakili jurnal yang mencerminkan sebagian dari biaya yang terjadi selama beberapa periode akuntansi. Contohnya: meliputi beban depresiasi atau penyusutan dan beban piutang tak tertagih.

4.       Penilaian Ulang

Jurnal yang dibuat untuk mencerminkan perbedaan nilai yang sesungguhnya dengan yang dicatat atas suatu aset atau perubahan dalam prinsip akuntansi. Contohnya: perubahan metode yang digunakan untuk menilai persediaan, mengurangi nilai persediaan untuk mencerminkan umur atau menyesuaikan catatan perdiaan untuk mencerminkan hasil yang di dapat selama perhitungan fisik persediaan.

5.       Perbaikan

Mewakili jurnal yang dibuat untuk meniadakan pengaruh kesalahan yang ditemukan dalam buku besar.

3.       Buat Laporan Keuangan

Aktivitas ketiga dalam sistem buku besar dan pelaporan adalah membuat laporan-laporan keuangan. Laporan laba-rugi dibuat pertama, dengan menggunakan data dari saldo akun.

1.       Membuat laporan laba rugi yang menggunakan data dari saldo akun pendapatan biaya.

2.       Penggunaan label file internal dan eksternal untuk melindungi buku besar yang terakhir dari kerusakan tanpe disengaja.

3.       Melakukan pembuatan cadangan buku besar secara rutin. Paling tidak dua salinan cadangan buku besar harus ada. Satu salinan disimpan diluar lokasi perusahaan untuk memberi perlindungan dari bencana besar seperti kebakaran atau gempa bumi.

4.       Membuat Laporan Manajerial

Aktivitas terakhir dalam sistem buku besar dan pelaporan menghasilkan berbagai laporan manajerial. Kategori utama dari laporan manajerial, yaitu:

1.       Laporan pengendali buku besar.

2.       Anggaran

3.       Daftar voucher jurnal berdasarkan urutan nomor, nomor akun, atau tanggal.

4.       Daftar saldo akun buku besar.

 

 

                                    SIKLUS PELAPORAN DAN BUKU BESAR

 

 

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN DALAM SISTEM PELAPORAN DAN BUKU BESAR

 

Proses/Aktivitas	Ancaman	Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan
Memperbarui buku besar	Kesalahan-kesalahan entry	Pengendalian       input       dan pemrosesan, laporan rekonsiliasi dan pengendalian, jejak audit

Akses ke buku besar	Kehilangan      data       rahasia, penyembunyian, dan pencurian	Pengendalian akses, jejak audit
Kehilangan    atau    kehancuran buku besar	Kehilangan data dan aset	Prosedur pembuatan cadangan dan pemulihan dari bencana

 

Ancaman 1: Kesalahan dalam Memperbarui Buku Besar

Kesalahan yang dibuat sewaktu memperbarui buku besar dapat mengarah pada pembuatan keputusan yang tidak benar berdasarkan informasi salah yang terdapat dalam laporan kinerja keuangan. Prosedur pengendalian untuk menangani ancaman ini terbagi dalam tiga kategori:

1.       Pengendalian edit input dan pemrosesan

Ada dua sumber ayat jurnal untuk memperbarui buku besar:

1.       Ayat jurnal ringkasan dari siklus SIA

2.       Ayat jurnal yang secara langsung dibuat oleh bendahara atau kontroler.

2.       Laporan rekonsiliasi dan pengendalian dapat mendeteksi apabila kesalahan dibuat selama proses pembaruan buku besar. Termasuk contoh: Pembuatan neraca saldo membandingkan saldo rekening pengendali buku besar dengan saldo total buku pembantu yang terkait.

3.       Jejak audit adalah memperlihatkan jejak sebuah transaksi di sepanjang sistem akuntansi. Jejak audit khusunya memfasilitasi tugas-tugas menelusuri transaksi apa pun dari dokumen sumber aslinya hingga ke buku besar dan ke laporan apapun atau dokumen lainnya yang menggunakan data itu.

 

Ancaman 2: Akses tanpa otorisasi ke Buku Besar

Sistem tersebut harus memeriksa keberadaan kodeotorisasi yang valid untuk setiap catatan voucher jurnal sebelum memasukkan transaksi tersebut ke buku besar. Beberapa pengendalian terhadap ancaman ini adalah:

1.       ID dan pasword pemakai

2.       Hanya membaca akses ke buku besar

 

 

Ancaman 3: Kehilangan atau Kerusakan Data Buku Besar

Menyediakan cadangan dan prosedur pemulihan dari bencana, yang memadai untuk melindungi aset ini. Pengendalian cadangan mencakup hal-hal berikut ini:

1.       Penggunaan label file internal dan eksternal

2.       Melakukan pembuatan cadangan buku besar secara rutin.

 

 

 

 

2.      Akses Tanpa otorisasi ke Buku Besar

Akses tanpa otorisasi ke buku besar dapat mengakibatkan kebocoran data rahasia ke pesaing atau kerusakan buku besar.

 

Hal tersebut juga dapat memberikan cara untuk menyembunyikan pencurian aset.

 

 

Beberapa pengendalian terhadap ancaman ini adalah :

1.    ID dan pasword pemakai

2.    Hanya membaca akses ke buku besar

Sistem tersebut harus memeriksa keberadaan kodeotorisasi yang valid untuk setiap catatan voucher jurnal sebelum memasukkan transaksi tersebut ke buku besar

 

 

 

 

Kehilangan atau Kerusakan Data Buku Besar

Menyediakan cadangan dan prosedur pemulihan dari bencana, yang memadai untuk melindungi aset ini.

 

Pengendalian cadangan mencakup hal-hal berikut ini:

1.      Penggunaan label file internal dan eksternal

2.      Melakukan pembuatan cadangan buku besar secara rutin

 

 

Gudang Data

Gudang data, yang berisi data baik sekarang dan masa lalu, dapat memberikan dukungan untuk pembuatan keputusan yang strategis.

Proses mengakses data yang termasuk dalam gudang data dan menggunakannya untuk pengambilan keputusan strategis sering kali disebut sebagai intelijen bisnis.

 

Terdapat dua teknik utama yang digunakan dalam intelijen bisnis :

•       Online Analytical Processing (OLAP)

•       Penggalian data (Data mining)

 

 

     Menggunakan Informasi untuk Pengambilan Keputusan

The Extensible Business Reporting Language (XBRL) menjawab dua pemasalahan:

1.    Penanganan yang berbeda untuk setiap informasi yang disampaikan.

2.    Kebutuhan untuk memasukkan kembali secara manual informasi kea lat analisis keputusan secara mandiri.

 

XBRL memberikan manfaat utama dalam pembuatan dan penyebaran data keuangan secara elektronis :

1.    XBRL   memungkinkan   organisasi   untuk   mempublikasikan   hanya    sekali, dengan menggunakan label XBRL.

2.    XBRL dapat diartikan adalah informasi yang diberikan oleh label XBRL.